Risicobeleid en risico-analyse Wwft van Burochef

Risicobeleid Wwft (algemeen)

Ons kantoor dient zich te houden aan de Wwft (Wet ter voorkoming van witwassen en financieren van terrorisme. Naar aanleiding hiervan is ons kantoor verplicht om een risicobeleid Wwft op te zetten en na te leven. Dit houdt in dat wij voldoende kennis over de (potentiële) klant verkrijgen en een oordeel kunnen geven over de integriteit van de (potentiële) klant, inclusief de risico’s op witwassen en financiering van terrorisme.

Edwin de Vries is kwaliteitsbepaler/beleidsbepaler binnen ons kantoor.

Gezien de omvang van ons kantoor hebben wij geen onafhankelijk compliance functie ingesteld die tevens belast is met de nalevering van de Wwft.

Risicoanalyse Wwft

Ons kantoor heeft een risicoanalyse Wwft opgesteld, waarbij rekening gehouden is met de volgende risicofactoren:

1. Klantrisico (soort branche en soort diensten/producten)
2. Landenrisico
3. Risico’s omtrent de aard van onze dienstverlening
4. Risico’s naar aanleiding van de National Risk Assessment (NRA) *
5. Risico’s naar aanleiding van de Europese risk assessment (SNRA) *

* Hierbij wordt verwezen naar:

https://www.rijksoverheid.nl/documenten/rapporten/2024/04/09/tk-bijlage-1-3-nra-witwassen-volledige-tekst

Naar aanleiding van deze risicofactoren in combinatie met onze klantenportefeuille bepalen wij de risico’s omtrent de Wwft. Dit doen wij door kwaliteitsmaatregelen in te voeren om deze risico’s te beheersen en te mitigeren naar een aanvaardbaar niveau.

Deze kwaliteitsmaatregelen bestaan uit de volgende fasen:

1. Inventariseren van bovenstaande risico’s
2. Maatregelen/procedures om de risico’s terug te brengen op aanvaardbaar niveau

Fase A: Inventariseren van bovenstaande risico’s

Risico 1: Cliëntrisico’s

• Het risico dat ontstaat als de klant/ rechtspersoon een ingewikkelde juridische structuur heeft, omdat de uiteindelijk belanghebbende(n) zich daarachter kan (kunnen) verbergen en deze structuren kunnen worden misbruikt voor illegale doeleinden.
• Het risico dat ontstaat als de klant/ natuurlijk persoon een (groot) vermogen heeft waarvan de herkomst onduidelijk is, omdat ons kantoor in aanraking zou kunnen komen met witwassen.
• Het risico dat ontstaat als de klant werkzaam is in een branche waar veel contant geld beschikbaar is (bijvoorbeeld in de horeca, massagesalons, autohandel, schroothandel, seksbranche, belwinkels, coffeeshops), omdat de aanwezigheid van veel contant geld de kans op witwassen verhoogt.
• Het risico dat ontstaat als de klant complexe en uitzonderlijk grote transacties uitvoert en uitzonderlijke transactie-patronen vertoont omdat ons kantoor in aanraking zou kunnen komen met witwassen.
• Het risico dat ontstaat als wij een Politiek Prominente Persoon (PEP) als klant zouden accepteren, of een cliënt met een uiteindelijk belanghebbende (UBO) die een PEP is, omdat hierbij een hoger risico op corruptie bestaat.
• Het risico dat ontstaat, als een klant samenwerkt met een trustkantoor, omdat ons kantoor in aanraking zou kunnen komen met witwassen.
• Het risico dat ontstaat dat de klant een binnen- of buitenlandse stichting is die al dan niet non-profit is en/of mogelijk religieus van aard is, omdat dergelijke stichtingen betrokken kunnen zijn bij terrorismefinanciering.

Risico 2: Landenrisico’s

• Het risico dat ontstaat als de cliënt gevestigd is in een hoog-risicoland en/of transacties doet met een hoog-risicoland of wanneer een entiteit in de eigendomsstructuur van de klant gevestigd is in een hoog-risicoland (UBO). Door zaken te doen met dergelijke klanten ontstaat een bedreiging van de integriteit van ons kantoor. Tevens kunnen wij hierdoor met witwassen in aanraking komen.

Risico 3: Risico’s omtrent de aard van onze dienstverlening

• Ons kantoor zou ongewenst betrokken kunnen raken bij verschillende methoden van witwassen, en daarmee een schijn van legaliteit kunnen geven aan witwasactiviteiten.
• Als de klant niet fysiek kan worden geïdentificeerd, zou ons kantoor in aanraking kunnen komen met terrorismefinanciering of witwassen.

Fase B: Maatregelen/procedures om de risico’s terug te brengen op aanvaardbaar niveau

Risico 1: Cliëntrisico’s

• Identificatie van de UBO en verificatie van de identiteit maken deel uit van de klantacceptatiefase. We raadplegen het UBO-register en hebben een bewijs van inschrijving uit het UBO-register. In onze jaarlijkse opleiding over de Wwft besteden wij hieraan aandacht. Als kantoor raadplegen wij in voorkomende gevallen de sanctielijsten en de daarin opgenomen personen en entiteiten waartegen de VN of de EU-sancties hebben uitgevaardigd.
• In voorkomend geval informeren wij naar de herkomst van het vermogen.
• Wanneer ons kantoor klanten accepteert uit sectoren met veel contant geld, dan voeren wij verscherpt cliëntonderzoek uit en houden wij bij de risicoanalyse op opdrachtniveau rekening met het risico op witwassen. Wij aanvaarden geen cliënten in de volgende branches: wapenhandel, prostitutie, coffeeshops.
• Gedurende de uitvoering van de opdracht monitoren wij complexe en uitzonderlijk grote transacties en uitzonderlijke transactie-patronen.
• Ons kantoor verleent geen diensten aan Politiek Prominente Personen (PEP). Als wij een verzoek van een PEP ontvangen, dan moet dit met de dagelijkse beleidsbepaler worden afgestemd. Dit betekent bijvoorbeeld dat onze risicobereidheid zoals opgenomen in dit risicobeleid, moet worden aangepast. Ook verrichten wij aanvullende werkzaamheden in het kader van een verscherpt cliëntonderzoek, dat altijd verplicht is bij een PEP.
• Wanneer een klant met een trustkantoor samenwerkt voeren wij verscherpt cliëntonderzoek uit en houden bij de risicoanalyse op opdrachtniveau rekening met het risico op witwassen.
• Ons kantoor besteedt bij de risicoanalyse voor binnen- of buitenlandse stichtingen die al dan niet non-profit zijn en/of mogelijk religieus van aard zijn aandacht aan het risico op betrokkenheid bij terrorismefinanciering.

Risico 2: Landenrisico’s

• Als kantoor zorgen wij dat wij op de hoogte te zijn van de inhoud van de publicaties van FATF en EU over hoog risicolanden.
• Ons kantoor accepteert geen klanten die zijn gevestigd in hoog-risico landen volgens deze publicaties of die vanuit die landen worden gefinancierd of waarvan de UBO is gevestigd in zo’n land.

Risico 3: Risico’s omtrent de aard van onze dienstverlening

• Ons kantoor besteedt in de opleidingen aandacht aan witwasmethoden en – constructies, zodat onze medewerkers in staat zijn het gebruik ervan te herkennen.
• Bij klanten die niet fysiek kunnen worden geïdentificeerd, voeren wij een verscherpt cliëntonderzoek uit.

Onderdeel van ons risicobeleid is dat wij jaarlijks een evaluatie van ons kwaliteitssysteem verzorgen. Een vast punt van deze evaluatie is de Wwft. Ook bij andere onderwerpen van de evaluatie komt het onderdeel Wwft weer naar voren. Hierbij beoordelen wij of de maatregelen die wij ter beheersing van de geïdentificeerde risico’s hebben genomen effectief zijn geweest. Deze beoordeling kan ertoe leiden dat wij aanvullende dan wel aangescherpte beheersingsmaatregelen moeten treffen en wel moeten concluderen dat wij een bepaald risico niet voldoende kunnen beheersen en derhalve dienen te vermijden.

Risicobeleid Wwft (op klantniveau)

Om voldoende inzicht te krijgen in de risico’s op witwassen en financiering terrorisme die inherent zijn aan onze klantenportefeuille, zijn wij op dit punt kritisch bij de klantacceptatie en -continuatie. Hiertoe stellen wij een cliëntonderzoek in, wat resulteert in een risicoprofiel per klant. Ook na de klantacceptatie blijven wij alert op signalen en stellen zo nodig het risicoprofiel bij. Deze beoordelingen worden vastgelegd in onze klant- en opdrachtdossiers als onderdeel van de klantcontinuatie. 

Ons cliëntonderzoek is beschreven in ons kwaliteitshandboek en is in het kort als volgt samen te vatten:

Identificatie en verificatie

• De klant te identificeren en zijn identiteit te verifiëren.
• De uiteindelijke belanghebbende (UBO) van de klant te identificeren en redelijke maatregelen te nemen om zijn identiteit te verifiëren, en als de klant een rechtspersoon is, redelijke maatregelen te nemen om inzicht te verwerven in de eigendom- en zeggenschapsstructuur van de klant.

De vastlegging van de identiteit- en verificatiegegevens van de klant is toegankelijk, zodat een controle eenvoudig kan plaatsvinden. Ons kantoor heeft ervoor gekozen om de identiteits- en verificatiegegevens vast te leggen op identificatieformulieren, die worden bewaard in het klantdossier. De gegevens worden tot vijf jaar na het beëindigen van de zakelijke relatie op een toegankelijke wijze bewaard.

Risicoprofiel en beoordeling integriteit

• Het doel en de beoogde aard van de zakelijke relatie vast te stellen.
• Vast te stellen of de natuurlijke persoon die de klant vertegenwoordigt daartoe bevoegd is en in voorkomend geval de natuurlijk persoon te identificeren en diens identiteit te verifiëren.
• Redelijke maatregelen te nemen om te verifiëren of de klant voor zichzelf optreedt dan wel voor een derde.
• Bewaken en monitoren van de zakelijke relatie en de verrichte transacties, ter vaststelling dat deze overeenkomen met de kennis die ons kantoor heeft van de klant en diens risicoprofiel.

Het risicoprofiel wordt door ons kantoor vastgelegd en bewaard in het klantdossier.

Het aangaan van een zakelijke relatie met een klant is verboden als het cliëntonderzoek niet heeft plaatsgevonden of als het niet heeft geleid tot het hiervoor beoogde resultaat. In het laatste geval zal, mits er ook indicaties zijn van witwassen of financieren van terrorisme, een melding ongebruikelijke transactie worden gedaan volgens de daarvoor geldende procedure binnen ons kantoor.

Waar nodig verricht ons kantoor verscherpt cliëntenonderzoek, dat wil zeggen met meer diepgang afhankelijk van het ingeschatte risico.

Het UBO-register

Hierbij verwijzen wij naar onderdeel Witwassen en financieren terrorisme (Wwft) van ons handboek.

Bij het uitvoeren van het cliëntonderzoek met betrekking tot de UBO gaan wij niet uitsluitend af op de informatie zoals opgenomen in het UBO-register. In het geval dat sprake is van een discrepantie tussen de gegevens die bij ons kantoor bekend zijn en de gegevens uit het UBO-register, heeft ons kantoor ervoor gekozen om eerst navraag te doen bij de klant. Als de klant aangeeft dat de informatie in het UBO-register niet juist is, dan verzoeken wij de klant om per omgaande een juiste opgave te doen aan de Kamer van Koophandel. Als de klant dit nalaat, zal ons kantoor binnen de wettelijke termijn van een week zelf opgaaf doen bij de Kamer van Koophandel conform artikel 10c Wwft. Dit gebeurt in overleg met de dagelijkse beleidsbepaler. Binnen ons kantoor is Edwin de Vries degene die zorgdraagt voor het doen van deze meldingen.

Monitoring

Tijdens de duur van de relatie met de klant en de opdrachtuitvoering toetsen wij periodiek of de klant nog voldoet aan het risicoprofiel, zoals opgesteld bij de klantacceptatie. Deze toetsing vindt plaats primair door de medewerker die werkzaamheden voor de betreffende klant uitvoert. Minimaal één keer per jaar bij de start van het jaarwerk wordt het risicoprofiel herbeoordeeld en uiteraard als tussentijds signalen daarvoor aanleiding geven.

Melding ongebruikelijke transacties

Als het vermoeden ontstaat dat er mogelijk sprake zou kunnen zijn van witwassen of terrorismefinanciering dient een melding te worden gedaan bij de Financial Intelligence Unit Nederland (FIU-Nederland, verder: FIU). Een dergelijke melding wordt aangeduid als een melding van een ongebruikelijke transactie. Een melding dient tijdig, juist en volledig te gebeuren. Dat betekent dat de melding onverwijld moet worden gedaan, dat de gemelde gegevens juist zijn en dat de in de melding opgenomen gegevens ook volledig zijn. Voor de beoordeling of een transactie of zakelijke relatie als ongebruikelijk moet worden aangemerkt, zijn zogenoemde indicatoren vastgesteld. Deze indicatoren zijn te onderscheiden in objectieve indicatoren en subjectieve indicatoren. Zodra bij een klant een ongebruikelijke transactie wordt geconstateerd of vermoed, zal ons kantoor beoordelen of hier sprake is van een ongebruikelijke transactie die gemeld moet worden bij het FIU). Binnen ons kantoor geschiedt de melding door de (aangewezen) dagelijks beleidsbepaler. Verrichte of voorgenomen ongebruikelijke transacties worden binnen 5 dagen gemeld direct nadat het ongebruikelijke karakter van de transactie bekend is geworden via het daarvoor bestemde meldportaal.fiu-nederland.nl. Dit portaal biedt de mogelijkheid om een kopie van de ingezonden melding, inclusief de daarmee verstrekte gegevens, op te slaan. Van deze mogelijkheid maken wij voor onze eigen dossiervorming gebruik. Van de melding krijgen wij vervolgens van de FIU een ontvangstbevestiging. Wij bewaren de gegevens om de transactie te kunnen reconstrueren, de kopie van de melding en de daarbij verstrekte informatie en gegevens, en het bericht van ontvangstbevestiging van de FIU in het klantendossier, gedurende vijf jaar na het tijdstip van melding respectievelijk tijdstip van ontvangst van de melding van de FIU.

Aanspreekpunt Wwft

Binnen ons kantoor is Edwin de Vries eerste aanspreekpunt voor bijzonderheden rond de Wwft.

Opleidingsverplichting Wwft

De kantoorleiding is erop attent dat de medewerkers afdoende op de hoogte zijn van de bepalingen van de Wwft, en hier waar nodig in worden opgeleid. Onderdeel hiervan is dat onze medewerkers, inclusief vennoten/partners iedere 2 tot 3 jaar op de hoogte gebracht wordt van (de ontwikkelingen met betrekking tot) de Wwft. Daarnaast zijn nieuwe medewerkers verplicht om een cursus te volgen omtrent de Wwft.

Actualiteiten Wwft

Onze medewerkers worden periodiek op de hoogte gebracht van de actualiteiten en wijzigingen omtrent de Wwft. Met name tijdens het vaktechnische overleg dat periodiek gepland wordt komt het onderwerp Wwft naar voren. Hoe vaak cq met welke frequente dat door de jaren heen gebeurt is afhankelijk van diverse factoren zoals:

• Wijzigingen in de Wwft-regelgeving.
• Het aantal nieuwe medewerkers dat bij ons op kantoor aangenomen is.
• Indien de jaarevaluatie als conclusie heeft dat extra kennis en competenties rond de Wwft-aspecten intern noodzakelijk is.